Если вы уже прочитали вступление, то точно знаете, о чём речь на этом сайте.
И не смотря на то, что хотелось бы сразу решать вопросы с «шашкой наголо», давайте немного подумаем над тем, какого рода проблемы у нас с вами есть. Хотя… Немного может не хватить. Скорее всего, потребуется чуть больше времени.
Начнём с популярного упражнения, которое используется во многих книгах, связанных с так называемым «тайм-менеджментом»[1]. Это упражнение называется «уборкой в голове». Его задача в том, чтобы определиться с личным масштабом трагедии. Найти всё, что вас беспокоит, и выплеснуть это всё… на бумагу, или любой другой «холст».
Выбирайте свою «жертву». Это может быть чистый лист бумаги, новый текстовый документ в Блокноте, MS Word или таблица MS Excel. Сюда вы поместите всё, что находится в вашей голове. Если лист свернулся пополам – значит, ему уже страшно только от того, что вы собрались на него записать.
Готовы? Отлично!
Но лучше сначала дочитайте статью до конца, чтобы понять, для чего создаётся этот список, а так же изучить некоторые советы, которые я даю по его оформлению. И уже после этого, с новыми силами и идеями «убираться в своей голове».
Уборка в голове.
Запишите всё, к чему вы возвращаетесь в своих мыслях снова и снова. Результатом этого упражнения должен стать исписанный лист или документ, в котором будет находиться всё, что вас беспокоит. Если вы хотя бы раз подумали, что «это надо сделать», а «об этом надо не забыть», записываем это сюда.
- надо найти информацию про < вставьте свою тему >? Записывайте. Кстати, если у вас несколько тем, по которым необходимо найти информацию, то запишите каждую тему в отдельную строчку. Не пишите «найти информацию про первое, второе, третье и компот»;
- договориться о встрече < с кем? > и по < какому вопросу? > (Так же, отдельному человеку и вопросу – отдельную строчку. Если вам необходимо обсудить с одним человеком несколько вопросов, напишите в первой строке < с кем >, а в следующих строчках пишите вопросы, по одному);
- позвонить / написать < кому? > и по < какому вопросу? >;
- уже согласованная встреча с < кем? >, < когда? >, < где >, по < какому вопросу? >;
Как вы наверняка заметили, последний пункт уже имеет конкретную дату и место встречи. Это может быть встреча с друзьями следующим летом на чей-либо день рождения, или встреча с врачом для профилактического осмотра через неделю. В любом случае, у такой встречи есть точная дата, время и место, в отличие от задач вроде «найти информацию про» или «договориться о встрече». Поэтому записывайте такие задачи детально.
Продолжением вашего списка будут задачи, которые не могут быть выполнены сейчас. Они могут ждать определённого периода времени, или информации от коллег. Очень часто подобные задачи просто «утекают сквозь пальцы», мы забываем о них, а увидев нужного нам человека, даже не вспоминаем, что было от него нужно. Эти задачи можно сформулировать следующим образом:
- получить ответ от < кого? >, < по какому поводу >;
- вернуться к рассмотрению вопроса < какого? > после < определённой даты >.
В процессе заполнения этого списка, в голове могут всплывать отдельные идеи. Это может быть то, что вы давно хотели сделать, но не сделали. Или место, которое вы хотели посетить, но на это не хватало времени. Запишите и их.
Всё дело в том, что ваш холст – это большой ящик для всех задач, встреч, заметок и идей. И пусть на данный момент в нём всего лишь пара строчек. Ничего страшного. Даже если к концу сегодняшнего дня у вас будет в нём только три строчки, продолжайте в том же духе завтра, и послезавтра. Важно то, что тем самым вы приучаете себя хранить всю «входящую информацию» (всё, что входит в вашу голову) в одном месте. И когда в очередной раз вас посетит блестящая идея, или воспоминание из разряда «ну как я мог про это забыть?», вы уже точно будете знать, куда эту информацию поместить. И с каждым разом подобных «стрессовых воспоминаний» будет всё меньше, ведь вы уже будете знать, что у вас «все ходы записаны».
Оформление списков
Кстати, если вы используете обычный лист бумаги (и может быть позже вы предпочтёте использовать блокнот в качестве основного хранилища всех своих задач), то могу посоветовать неплохой способ маркировки для оформления записей. Просто рисуйте следующие иконки слева от ваших задач, и тогда при беглом взгляде на ваш список, вы будете видеть, что надо сделать срочно, что подождёт своей очереди, а что потребует времени для изучения и рассмотрения.
- −
- невыполненная задача;
- ✚
- выполненная задача. Для выполнения задачи достаточно перечеркнуть минус.
- ▵
- нечто очень важное (такая задача будет выделяться среди остальных);
- ・
- просто информация, заметка, идея. Возможно, в дальнейшем она превратится в задачу, или целый проект. Но это потом. Если в голову пришла только мимолётная идея, запишите её. Нет необходимости сразу развивать эту идею в проект, если на данный момент вы просто записываете всё, что приходит вам в голову.
- ←
- ждём ответа от другого человека (к примеру, вашей задачей может быть подготовка отчёта, но пока коллега не предоставит вам свою часть данных, вы не сможете продолжить работу);
- →
- ждём определённой даты или выполнения какой-либо другой задачи (к примеру, можно подождать сезона распродаж перед определённой покупкой или покупать авиабилеты только после утверждения визы);
Для последних двух вариантов советую сделать следующее (пусть я немного забегу вперёд, зато сразу сэкономлю вам время): выделите 10–15% ширины вашего листа, и проведите вертикальную черту. В этот столбец, на одном уровне с задачей, которая требует даты / ответа другого человека / завершения другой задачи, напишите что именно требуется для её выполнения:
- укажите дату, если эта задача требует определённого времени;
- фамилию / имя человека, от которого требуется ответ;
- а в случае ожидания другой задачи — поставьте цифру, которую вы так же поставите слева от той задачи, которая является препятствием для выполнения вашей.
У вас должно получиться нечто вроде этого (можете нажать на картинку для увеличения).
Теперь, при виде или телефонном звонке коллеги, вам достаточно посмотреть на правую колонку и вы точно знаете, нужно ли у него что-либо спросить, или наоборот, ему необходимо о чём-то сообщить. С утра посмотрели на календарь / часы, найдите в списке дела, которые можно выполнить сегодня.
В итоге, как мы и говорили, у вас должен получиться довольно внушительный список.
Но самое интересное в этом упражнении не его итог, а развитие привычки постоянно обновлять его. Ведь именно привычка заносить всё, что вас беспокоит на данный момент, в ваш «ящик для входящей информации», является одной из первых ступеней к более спокойной жизни.
- вы уверены в том, что вы не забудете о том, что записали;
- вы знаете, что вам не даёт выполнить поставленную задачу.
Если на работе от вас требуют отчёта, для которого необходима информация от другого коллеги, вы сможете ему напоминать об этой задаче каждый раз, как его видите. Ну или в крайнем случае, если уж совсем припрёт, вы точно знаете, что ответить начальству, когда от вас потребуют результаты, которые вы не сможете предъявить.
Сферы жизни: давайте «разнесём эти списки».
Следующим этапом будет разнос этих списков «в пух и прах». Точнее, по так называемым «сферам жизни», или «сферам деятельности». Чаще всего в голову приходят две сферы: это рабочие дела и дела семейные. На самом деле, их немного больше. Если вы не против, я приведу цитату из книги Джеймса Паттерсона, «Дневник Сюзанны к Николасу»:
Представьте свою жизнь в виде пяти шариков, которыми вы жонглируете в воздухе. Назовём их Работа, Семья, Здоровье, Друзья и Личность. Четыре из них выполнены из стекла. И только шарик «Работа» сделан из резины. Вы можете его уронить, и он снова взлетит вверх. Но если вы уроните хоть один из стеклянных, он или поцарапается, или треснет, а может быть, и вовсе разобьётся. Такой шарик уже не будет таким, как прежде. Эти следы останутся на всю жизнь. Чтобы сохранить их, придётся сохранить баланс.
Согласитесь, что если вы будете уделять всё своё время только работе, то рано или поздно у вас появятся проблемы со здоровьем, семьёй и друзьями. Да и с личной, или духовной точки зрения – работа наскучит, а жизнь будет казаться бесполезной и бессмысленной.
Поэтому следующей ступенью по работе с вашим списком станет его «разнос» по этим сферам. Смотрим, что это за задача, и решаем, к какой сфере она относится. Просто добавьте первую букву в кружке к этой задаче. Не важно, слева или справа (где есть место).
Теперь, барабанная дробь… Посчитайте, в каких сферах у вас больше всего задач, и что самое главное, в какой из сфер не оказалось вообще ни одной задачи? Над этими «шариками» стоит подумать, пока ещё не слишком поздно.
Вряд ли в сфере Работа наблюдается недостаток задач. Чаще всего именно в этой части список более чем полон.
Но что можно сказать о вашей Семье? Почему бы не записать туда совместный поход в парк? Или посещение выставки, кинотеатра, да хоть выезд на рыбалку или шашлыки? Или просто провести весь вечер дома, не включая компьютер, не читая электронную почту и самое главное – не вспоминая о работе! Время проходит. Мы стареем, дети растут, а в конце пути мы вряд ли будем грустить о том, что мы что-то не успели сделать «по работе».
А что вы можете сказать про Здоровье? Это та самая сфера, которая имеет привычку бить всем своим весом (и весом тела) по голове в самый неподходящий момент. Может быть стоит следить за своим питанием или физическими нагрузками?
Если вы купили компьютер, а в вашем доме проблемы с электричеством, наверняка вы позаботитесь о приобретении источника бесперебойного питания, да? А если купили машину, вы не будете заливать в него низкосортное топливо? Так почему же мы так небрежно обращаемся с механизмом, который значительно сложнее компьютера или автомобиля? Чаще всего мы не думаем, что в него заливаем, и в каких условиях эксплуатируем.
Я не могу сказать про себя, что веду исключительно здоровый образ жизни, и я никого ни к чему не призываю. Мне самому в этой сфере ещё работать и работать. К примеру, я так и не смог полностью отказаться от жирной пищи или алкоголя. Но тем не менее, значительно уменьшил их потребление, и добавил две-три тренировки в неделю (чаще две). Но даже этого хватило, чтобы за три года я сбросил 30 кг. И я ни разу не пожалел об этом.
Знаете, значительно легче стало ходить по лестницам, вставать по утрам, и бриться (без второго и третьего подбородков). Ну и злости на лице однозначно поуменьшилось
Развитие себя, как Личности, это очень тонкая тема. Каждый подходит к ней по-своему. По сути, это постоянный процесс, в котором вы сами ставите для себя цели, и радуетесь их достижению. И пусть эта сфера выглядит немного эгоистичной, но если вы не будете себя радовать чем-либо, то жизнь рано или поздно скатится к работе. А там опять кот… И «жизнь грусть».
Вот примеры задач, которые вы можете себе записать:
- Одна книга в неделю (или месяц);
- Неделя без телевизора (кстати, чем меньше вы будете уделять внимание ему, тем больше времени у вас будет на всё остальное);
- Побыть одному (иногда это может быть просто необходимо);
- Уделять время хобби, которым хотелось заниматься, но до него не доходили руки;
Друзья. Когда вы в последний раз общались? Не по телефону, не в чате, не в скайпе, не в форуме? А лично? Без телефонов, телевизора и прочей ерунды? Когда вы в последний раз действительно общались? Живое общение может быть очень интересным и продуктивным. Именно при живом общении с друзьями я понял, насколько важна жизнь без загрузов.
В завершение, я хотел бы показать вам видеоролик на эту тему. Он на английском, но в нём не так уж много слов. И я думаю, он более чем понятный.
Посмотрели? Отлично. Теперь глубоко вдохните, выдохните, и приступайте к действию.
Что теперь?
- Выбирайте холст;
- Запишите свои задачи;
- Вспомните, кому и что вы обещали;
- Вспомните, кто и что обещал вам;
- Если вы выбрали «бумажный» холст, убедитесь, что он всегда на видном месте. Если вы создали текстовый документ, поместите его на рабочий стол. Он должен быть в пределах досигаемости одним щелчком мыши. Двумя — максимум.
- Модное выражение «тайм-менеджмент» (или говоря по-русски, управление временем), это фраза, в которой не больше смысла, чем в выражениях вроде «скоростная черепаха» или «гигантская креветка». Люди, которые ищут способы управления временем забывают, что это возможно лишь в научной фантастике. Вернуться назад во времени, создать оружие, которое может стрелять до того, как вы нажмёте на курок (привет фанатам Сергея Лукьяненко), ну и прочее. Каждому человеку на нашей планете выделено только 24 часа в сутки. Не больше и не меньше. И всё, чем на самом деле вы можете управлять, это своим поведением и своими делами. Чтобы больше успевать в жизни, вам не потребуется 48 часов в сутках. От вас потребуется меньше времени тратить на ерунду бесполезные мелочи (о них мы поговорим чуть позже). А готовы вы к этому или нет, это уже другой вопрос. ↩