Рано или поздно, мы сталкиваемся с тем, что дел в списке больше, чем можно выполнить за день, или когда поступает сразу несколько задач, которые нужно сделать в первую очередь. Подобные ситуации вызывают вполне реальную головную боль. Потому что надо и одно сделать, и второе успеть, и с третьим не «накосячить».
Приоритеты
Для решения подобных проблем необходимо определиться с приоритетом задач. Если есть возможность подойти к руководству и выяснить, что всё-таки делать, и в каком порядке – это замечательно. Если нет – значит, попытайтесь идти «от противного»: определите, какая задача в случае её невыполнения повлияет на вашу карьеру самым худшим образом. Считайте, что у этой задачи самый высокий приоритет. Именно её и требуется выполнить в первую очередь. Для расстановки приоритетов можете использовать следующий приём:
- Найдите все самые срочные дела в своём списке, которые касаются вашей текущей сферы деятельности (если вы сейчас на работе, а у вас в срочном списке задача «заменить лампочки в прихожей» – не надо срываться с работы, чтобы потом вычеркнуть выполненную «срочную» задачу. Возможно, после этого на работу уже не потребуется возвращаться). Это дела, которые вам позарез нужно выполнить сегодня! Иначе произойдёт нечто непоправимое: абзац котёнку, трындец работе, хана карьере;
- Красной ручкой (или бо́льшим размером) напишите рядом с этими задачами букву А;
- Уделите несколько секунд на то, чтобы определиться, какое из этих срочных дел нужно выполнить в первую очередь. Добавьте цифру 1 к букве А. В конечном итоге, у вас должен получиться список из самых срочных задач А1, А2, А3… Надеюсь, этот список не длиннее трёх дел. Потому что либо у вас всё срочное (что бывает не так уж часто на самом деле), либо вы не совсем верно определяете приоритеты;
- Просмотрите оставшийся список дел, и найдите следующие три задачи по степени важности (это задачи, которые было бы хорошо выполнить сегодня, но уже не настолько срочно). Этим задачам поставьте Б1, Б2, Б3 (или В1, В2, В3, если вы предпочитаете использовать латинский алфавит для подобных обозначений);
- Но не останавливайтесь на этом. Укажите приоритет для каждой задачи.
Зачем ставить приоритет каждой задаче? А затем: в ситуации, когда вам придёт что-то действительно срочное, вы сможете спокойно, без паники, просмотреть свой список задач с их приоритетами, поставить новой задаче приоритет А1, и спокойно работать, не отвлекаясь на другие дела. Кроме уверенности в своих действиях, приоритеты смогут вам определиться с тем, где взять время для выполнения своих основных задач. Проблема в том, что очень часто мы предпочитаем сделать что-либо очень простое и приятное, вместо того, чтобы выполнить нечто действительно важное. Мы можем созвониться (или списа́ться) с коллегами, клиентами или менеджерами других компаний, обсудить вчерашний футбольный матч, новый фильм, или последние новости. После 5–10 таких звонков и чатов, появляется ощущение, что мы «улучшили отношения» с коллегами, клиентами, или… ну и так далее. Вот только основная работа всё ещё стоит.
Матрица Эйзенхауэра (она же матрица управления временем Стивена Кови)
Наверняка вы в курсе, что существует так называемая «Матрица Эйзенхауэра» генерала армии, военачальника, а заодно и 34-го президента США. В соответствии с этой матрицей, все дела можно разделить на четыре части. А именно: Кстати, эту же матрицу использовал в своих работах Стивен Кови, автор «7 навыков выдающихся людей». Забавно то, что одно и то же действие может быть в любой из этих частей. Всё зависит от текущего момента. Возьмём такой банальный пример, который понятен всем: поход в магазин.
✓✓ : в ситуации, когда в холодильнике мышь повесилась, это действительно срочно, ведь готовить из чего-то всё же надо, и это важно, так как для питания чистого воздуха нам не хватит;
✓✗ : можно запланировать поход в большой магазин за продуктами, составить список того, что надо купить исходя из той ситуации, что на данный момент в холодильнике продукты всё ещё есть;
✗✓ : вот прямо сейчас, ну очень хочется… предположим, пельменей. Дома нет, а в магазине под боком есть. Руки в ноги, и пошёл в соседний магазин. Что, кстати, приводит к лишним растратам (обычно в небольших розничных магазинах цены на продукты выше, чем в больших гипермаркетах) ;
✗✗ : просто от скуки, решили убить время и зайти в магазин, а заодно купили какую-нибудь бесполезную вещь Разумеется, этот пример притянут за уши. Но в нём открываются те самые четыре части, куда уходит всё наше время.
- Самые срочные и важные дела. Разумеется, это все дела из разряда: «сделайте это немедленно!». И это понятно. Но, к сожалению, гораздо чаще это дела из второй части, которые мы настолько сильно отложили на потом, что они стали срочными.
- Важные и не срочные дела. Вот именно эта часть достойна вашего максимального внимания. Если вы будете планировать свои действия, то все ваши дела не поднимутся до приоритета А, они все будут из разряда Б-В (см. выше). А когда вам на стол, или в ваш электронный ящик упадёт нечто срочное, вы действительно спокойно сможете с этим разобраться.
- Не важные, но срочные дела. Чаще всего это задачи, которые добавляют вам работы, но к цели не приводят. Это могут быть планёрки на работе, бесконечные и бесцельные совещания и презентации, когда обмусоливаются одни и те же вопросы, из недели в неделю и из года в год. Они срочные, потому что на них созывают всех и срочно. Но важности в них обычно — никакой. Так же сюда попадают те задачи, которые вам кажутся срочными, но на самом деле такими не являются. К примеру, вы вспомнили, что надо созвониться с коллегой, и договориться о встрече. Вы можете позвонить немедленно, и договориться о встрече, а заодно обсудить последние новости и сплетни. А можете разгрузить свою голову и просто записать себе этот звонок в свой лист входящих задач. И когда будете выполнять свои задачи пачками, вы будете видеть перед собой весь список телефонных звонков: и тогда меньше шансов, что кроме темы встречи, вы будете обсуждать что-либо ещё.
- Не важные и не срочные дела. Убийцы вашей продуктивности. Пожиратели времени. И просто приятные дела, которые иногда хочется делать Просмотр смешных роликов на Youtube, разговоры «ни о чём» в курилках или за чаепитием, споры в социальных сетях и попытки доказать, что «в интернете опять кто-то неправ».
В моём личном случае, в онлайн-сфере, в срочных и важных делах будет:
- выпуск статей для моих двух сайтов: zagruzov.net и proslona.ru, а так же
- написание новой главы для новой версии моей книги;
В важных и не срочных:
- планирование выхода новых статей и новой книги, подготовка черновиков;
- изучение классических и новых методов по управлению своими делами;
- улучшение собственных навыков по записи обучающих видеороликов;
В срочных и не важных:
- дочитать книгу «How to sell yourself» (мне её вернуть надо, а в электронном варианте я её покупать не стал). Это срочно, т.к. есть крайний срок для возвращения, но если я её не дочитаю и верну – ничего страшного, т.к. по моему мнению, основную мысль я уже понял
В не срочных и не важных:
- поискать новые видеоролики для размещения на своих страницах;
- посмотреть новый фильм c Морганом Фриманом «Люси»;
Думаю, после этого примера можно обобщить то, что я сегодня рассказал о приоритетах.
- У каждой задачи свой приоритет (если вы не поставили приоритет какой-то задаче, это тоже приоритет, просто самый низкий);
- Выполняем задачи исходя из поставленного приоритета;
- Держимся в пределах первой и второй части матрицы, в остальные заглядываем когда есть свободное время, либо очень устали от первых двух (но держите себя в рамках приличия: не надо уходить с головой в котиков на Youtube, если перед вами лежит недоделанный отчёт, от которого вы устали. Отдохнули 5–10 минут, и дальше за работу);
После того, как мы расставили приоритеты, пора обсудить ещё один важный термин.
Контекст
Контекстом можно назвать условие или инструмент , которые необходимы для выполнения задачи, в том числе это может быть отдельный человек или место. Именно контексты мы добавляли в самом первом шаге, когда писали, от кого нам что требуется, или кому и что мы должны сообщить.
Идею контекстов принёс Дэвид Аллен в своей книге «Getting Things Done», у которой немало поклонников. Я тоже её читал неоднократно. В своей книге он говорил о контекстах вроде @телефон, @интернет, @дом, @работа. То есть некоторым действиям требовался телефон, отдельным доступ к сети интернет, какие-то действия можно было выполнить только дома, а о некоторых стоило вспоминать только в офисе. И если последние два контекста ещё в какой-то мере понятны, то первые два в современном мире уже вполне можно объединить, ведь всё это уже сейчас доступно с вашего смартфона.
А если у вас при себе всё время ещё и планшет или ноутбук, то и контекст @работа тоже не слишком важен. С помощью сервисов по синхронизации файлов вроде Dropbox или iCloud, получивших широкое распространение, вы можете получить доступ к информации в любом месте, и продолжить свою работу там, где вы остановились в прошлый раз.
Контексты в изначальном понимании уже немного (а может быть, и сильно) устарели. Как мне кажется, полезнее использовать контексты для тех людей, с которыми вы сотрудничаете, для тех задач, которые вы по специфике своей работы можете собирать пачками (к примеру, звонки или письма), для задач с различным приоритетом, а так же для задач, которые могут быть выполнены в отдельном состоянии или при определённом объёме свободного времени.
Предположим, у вас могут быть задачи, для которых требуется полная концентрация. Но если на данный момент у вас в офисе (или под окном, если вы работаете из дома) гвалт и крики, к ним можно даже не приступать.
Или у вас есть небольшие задачи, на каждую из которых по вашему мнению потребуется 10–15 минут (или даже ещё меньше). Этим задачам вы так же можете создать отдельный контекст. И в ситуациях, когда вы видите, что у вас есть время и силы для решения своих задач, но ограничены по времени, сделайте одну из них.
Наверняка есть задачи, которым требуется длительное состояние покоя, для равномерной и методичной работы, вроде разбора содержимого своего жёсткого диска, и удаления кучи папок с названием «Новая папка», «Новая папка 1», «Новая папка 2»…
Вы можете сказать, «это всё интересно, но для чего же вообще нужны контексты?». Отвечу: для быстрого поиска нужной задачи, которая подходит к текущей ситуации.
- Увидели коллегу – найдите все задачи, которые с ним связаны (потребуйте от него всю необходимую информацию, или отдайте то, что должны были для него подготовить);
- Появилось свободное окошко – найдите задачу, которую вы сможете выполнить за это время;
- Все разошлись по своим делам и заняты – попробуйте сконцентрироваться и выполнить соответствующую задачу не отвлекаясь;
- Плохое настроение и вы не настроены «создавать»? Начните разбирать завалы в папках и файлах, или просто уберитесь на своём рабочем столе
Ну и разумеется, не забываем о приоритетах ваших задач. Среди задач, которые требуют концентрации, наверняка есть та, которую нужно выполнить в первую очередь. Если у вас много задач, которые вы сможете быстро выполнить, то среди них есть те, с которыми можно пока что не спешить. И если у вас полная корзина белья для стирки, то можно подождать с уборкой в вашем виртуальном пространстве. Нужны ли всем задачам контексты? Нет. Или да. Зависит от ваших задач и личных предпочтений. Можно было бы ответить на этот вопрос хорошей цитатой:
«Всё следует упрощать до тех пор, пока это возможно, но не более того». Альберт Эйнштейн
Вы можете создать сначала все контексты, которые вам придут в голову. Но задавайтесь вопросом: «А нельзя ли часть контекстов объединить?». И приходите постепенно к своему идеальному количеству. Идеальной системы не существует. Ищите то, что вам подходит. А я буду вас знакомить с новыми идеями, и возможно, какая-то из них натолкнёт вас на верный путь к тому, чтобы сделать свою жизнь легче.
Ну что ж, что теперь? Посмотрите на свой список, словно в первый раз:
- Определите приоритеты для своих задач;
- Подумайте, как ваши задачи соотносятся с «Матрицей Эйзенхауэра»;
- Решите, какими из задач из 3 и 4 части вы можете пожертвовать ради выполнения задач из частей 1 и 2;
- Укажите контексты для этих задач;
- Сделали? Отлично. Теперь посмотрите этот видеоролик, вы это заслужили: