Делегировать нельзя автоматизировать.

Запятую в заголовке каждый поставит для себя сам. Существует множество причин, по которым мы отказываемся от перепоручения своих задач и работы другим. Но действительно ли делегирование — это единственное спасение от загруженности?

Если вы следите за последними событиями у различных «гуру тайм-менеджмента», проглатываете книги по саморазвитию, и читаете статьи Лайфхакера, то прекрасно знаете, как из себя выглядит схема GTD. Вот её небольшая часть:

• Можете выполнить задачу за две минуты — сделайте.
• Не можете — запишите, когда вы это будете делать, либо перепоручите.

И вот как раз с этим моментом затык. Перепоручить. Делегировать. А кому?

1. Своим сотрудникам? Но если вы руководитель, то вы это и сами отлично знаете. Более того, скорее всего именно ваш сотрудник сейчас и читает эту статью. Ведь у вас есть дела более важные.
2. Фрилансерам? А где гарантии, что вас не подведут? Что вас правильно поймут? Что вам не скажут в конечном итоге «Я художник, я так вижу» или «Извините, мне было некогда»?
3. Ответственному помощнику, который точно справится с поставленной задачей, которого не надо контролировать, которому достаточно лишь в общих фразах описать то, что вы хотите? Впрочем, даже если вы найдёте такого человека, его оплата будет соответствующей (и если у вас есть на это средства — см. п.1). Или вы думаете, он будет работать бесплатно? Ну-ну.

Или, к примеру, задача простая, её элементарно объяснить в деталях, с ней справится и шестилетний ребёнок (а то и ещё младше), но вы не можете её поручить другому человеку из-за того, что данные этой работы конфиденциальны?

Вы можете сказать «а давайте составим договор о конфиденциальности и неразглашении». А давайте.

Мои друзья делятся на два вида. Первые хранят тайны до первой бутылки пива. Вторые — после первой бутылки о ней забывают (с) Лукьяненко. За 100% цитаты не ручаюсь.

Насколько приятно будет впоследствии огребать от руководства за то, что вы перепоручили простую задачу человеку, который сделал её за копейки, а потом за рубль слил информацию, которая касалась этой задачи, в общий доступ? Как вы думаете, стоят ли сэкономленные несколько часов работы вашей должности?

Поэтому перед тем, как делегировать что-либо, стоит подумать, а что случится, если информация, к которой вы дадите доступ может быть использована против вас?

Вы поручаете виртуальному помощнику разбирать вашу почту?

А вы уверены, что этот человек лучше вас разбирается в вашем вопросе? Он так же может устать, задолбаться и нагрубить вашим клиентам. Или удалить всю вашу почту. Так, ради прикола.

Вы нанимаете помощника в кабинет поддержки клиентов, чтобы не сидеть и не отвечать на одни и те же вопросы?

А вы уверены, что не сможете уделить этому моменту час в день? Ведь от этого зависит ваш бизнес. Вы можете сказать — но ведь клиенты не хотят ждать целый день моего ответа. И будете правы. Но скажите, что лучше:

• получить в течение двух-трёх минут: «Спасибо за ваш вопрос, мы разберёмся с ним и ответим в течение 48 часов» от вашего помощника, который после этого будет дёргать вас и спрашивать, чего же от него в конечном итоге хотели?
• или получить полный ответ в этот же день?

Лично мне предпочтительней второй вариант.

Вы хотите делегировать только из-за того, что вы считаете себя слишком высокооплачиваемой персоной для той или иной работы?

Возможно, у американцев и европейцев вариант с делегированием работает эффективней, чем у нас. Иначе не развелось бы столько «гуру эффективной личной жизни». Питер Друкер. Тим Феррис. И многие другие, кто со страстью в голосе развивают идеи делегирования.

Ваш час стоит 100$? Найдите тех, кто сделает вашу работу дешевле и используйте освободившееся время для своих основных дел.

У зарубежных «эффективистов» полно дешёвой рабочей силы. С их зарплатой они нанимают специалистов из Индии, Китая, Филлипинских островов, и многих других стран. Всё-таки людей, которые говорят на английском, очень и очень много, а живут они в разных условиях.

Интересно, а зарубежные ночные бабочки тоже делегируют свою работу напарницам подешевле? Думаю, нет.

Извините, отвлёкся. Вернёмся к вопросу. Да, вы всегда сможете найти того, кто возьмётся за вашу работу за небольшие деньги. Но сможет ли он выполнить её лучше, или так же хорошо, как вы — другой вопрос. Можете ли вы быть уверенным в том, что работа действительно будет выполнена? И не выйдет ли вам в будущем это перепоручение боком?

Вы хотите делегировать ту часть работы, которую вы терпеть не можете?

Да, есть задачи, которые неприятны, которые заставляют не просто съесть лягушку¹, а прыгнуть в болото, полное зелёных и скользких обитателей.

Например, сдать отчёт в налоговую. Или пенсионный фонд. Или сходить в другое заведение, в котором вы себя чувствуете неприятно.

Поэтому можно делегировать всю работу с бухгалтерией и отчётностью отдельному человеку.

Я тоже не исключение из этого правила. Я предпочёл заниматься своими делами, и сдал всю бухгалтерию и отчётность человеку, который уже вёл их для других предприятий. О котором отзывались, как о хорошем специалисте. Как итог — несданные вовремя отчётности, суды, и прочие радости жизни предпринимателя. Когда я закрывал ИП перед тем, как уезжал в Китай — неприятные разговоры и штрафы. Но знаете, с кем у меня были неприятные разговоры? Не с налоговой. Не с ПФР. А с тем самым бухгалтером, который должен был избавить меня от головной боли. Вместо этого — он мне её добавил.

Поэтому сейчас я веду все свои дела через Эльбу.

И вся эта статья, всё это несколько затянувшеемся предисловие о том, что вместо делегирования вы можете использовать автоматизацию, которая целиком и полностью будет зависеть от вас.

Как я уже писал, мне очень нравится принцип «лучше день потерять, потом за пять минут долететь». Поэтому, если мне кажется, что в дальнейшем придётся повторять ту или иную задачу, я постараюсь составить шаблон, предусмотреть как можно больше деталей, и впоследствии выполнять такую же задачу уже значительно быстрее.

Вместо ежеминутной проверки почты у меня выделен определённый час (но обычно хватает 30-40 минут) на то, чтобы ответить всем на вопросы. Большинство вопросов задаются не в первый раз. И для ответов на эти вопросы я использую шаблоны ответов. Вы можете использовать для таких целей любую программу: от Punto Switcher до встроенной в Mac OS функции шаблонов текста.

Вот моё видео, которое я снимал ещё для своего старого проекта «Околокомпьютерная несправочная». В нём вы увидите, как можно составлять шаблоны не только для своих подписей, но даже имена и отчества людей, которые часто требуется набирать в письмах и чатах:

Сортировка писем у меня и вовсе происходит автоматически, в соответствии со списком правил почты Gmail. Письма с чеками интернет-магазинов отправляются в архив автоматом, я их даже не вижу. Отчёты интернет-ресурсов появляются в поле видимости только в тех случаях, когда в тексте письма есть важная информация. Письма от особо важных людей отдаются в телефоне смс-сообщением. Как всё это делается? Тоже отвечу. Но, пожалуй, это уже тема отдельного и длинного поста. Чтобы не пропустить его, советую подписаться на обновления

Конечно, не всё можно автоматизировать. Поэтому, как я сказал в самом начале — решать, где ставить запятую, придётся вам.

Пожалуйста, напишите в комментариях, какие варианты автоматизации были бы вам интересны, и с какими удачными/неудачными опытами делегирования вы сталкивались.

Ну и если вы знаете тех, кому эта информация может быть полезна, нажмите на кнопку «Поделиться».