Ну что, календарь и список дел у нас с вами уже есть. Кроме этого, должна быть и ориентировочная информация о том, сколько времени у вас осталось. Почему ориентировочная? Потому что очень сложно оценить все свои задачи, и практически невозможно предугадать все события, которые могут вам помешать выполнить всю вашу работу.
Представим себе ситуацию. Вы сидите в офисе, за своим рабочим столом, работаете над отчётом, который мы обсуждали на втором шаге. Вы точно знаете, что его надо сделать, и знаете, когда его надо сдать. А так же вы помните, что в вашем календаре ничего срочного, кроме этого отчёта, нет. И тут подходит приятель / подруга, и предлагает пойти выпить кофе. Ну а почему бы и нет? Время есть, другой срочной работы нет, можно и отложить работу.
После перерыва на кофе, чай и шоколадку, отчёт делать уже не хочется. Одним движением руки вы переносите событие «Закончить отчёт» на завтра. Но на следующий день, вас заваливают более срочными делами, и через некоторое время вы просто не находите в себе сил продолжить свой отчёт. И… он снова откладывается на завтра. Он ведь есть в календаре? Есть. Вы про него не забудете. И так день за днём, пока начальство не спросит: «где мой отчёт, его надо было подготовить ещё неделю назад!». И в такой момент можно сказать, что вы про него помните (ведь это чистая правда!), но для его завершения нужно ещё немного времени.
Вопрос: и толку от такого календаря и списка дел?
Ответ: НИ-КА-КО-ГО.
Календарь, как и список дел – это всего лишь инструменты, которые помогут вам не забыть то, что должно быть выполнено. Но если вы не сможете выполнить что-либо из вашего списка, в этом не стоит винить инструменты. Это равносильно обвинению молотка в том, что вы заехали себе по пальцу.
Более того, каждая записанная задача, которую вы не завершили, является очень неприятным «психологическим грузом», который будет давить на ваши плечи, словно вышеупомянутый молоток. Поэтому необходимо не только записывать все задачи и планировать их выполнение. Их нужно ещё и выполнять.
Но что делать с подобными отвлечениями? И отвлекающими?
Не смотря на то, что ответ довольно прост, не каждый сможет его произнести вслух, хотя это и не скороговорка. Так как не хотим испортить свою репутацию хорошего друга, знакомого и просто приятного собеседника. Но ведь эта репутация не поможет вам в конечном итоге, перед начальством, когда «оно» будет требовать результаты вашей работы.
Поэтому максимально дипломатичным будет ответ вроде:
Извини, я сейчас занят с отчётом, который мне надо сдать в ближайшее время. Давай лучше спокойно посидим вместе вечером? Или на выходных?
Слишком длинно? Другие варианты: «Не сейчас», «Потом», «Нет».
Мы ещё будем говорить о приоритетах (в следующем шаге), но пока что просто привыкаем не отвлекаться.
Для выполнения своих задач, очень важным умением является
Концентрация
Именно концентрация сможет вывести вашу жизнь на новый уровень. Решая свои задачи не отвлекаясь, вы сможете выполнять их:
- быстрее;
- качественнее.
Старайтесь выкинуть все лишние мысли из головы и спокойно и методично работайте над своей задачей. Если же вам в голову приходят мысли, которые касаются других задач, то просто запишите их в ваш входящий список: тот самый «холст», о котором мы с вами разговаривали на шаге №1. Это успокоит мысли. Постарайтесь привести своё «сознание» к состоянию покоя. Словно это поверхность воды…
Получилось? Хорошо… Но увы, личные мысли, которые приходят в голову – это далеко не единственный отвлекающий фактор, который может помешать концентрации.
В офисе вашей концентрации может помешать:
- начальник, которого просто так проигнорировать не выйдет;
- входящая электронная почта;
- телефонные звонки;
- другие аспекты, индивидуальные для вашей специальности.
Если же вы работаете дома, то отвлечений может быть ещё больше:
- супруг / супруга требует внимания;
- домашний питомец требует того же самого (внимания… и поесть);
- по телевизору идёт интересная передача;
- покормили питомца и самой / самому захотелось… поесть;
- поели, увидели на кухне посуду, решили что… пусть дальше стоит, потом помыть можно;
- ну и так далее.
Отвлечься можно на каждом шагу… А вот вернуться к работе уже сложнее.
В последнее время очень много разговоров о «многозадачности». Люди называют себя «мультитаскерами»1: общаются по телефону, читают входящие письма, одновременно с этим пьют кофе и гордятся этим. Нет, действительно, существуют известные в истории «многозадачники»: люди, которые делали очень много всего, и сразу. Вот только это самое «и сразу» под вопросом. Всё же человеку более свойственно работать над одной задачей. И при работе с несколькими задачами одновременно, мы просто очень быстро переключаемся между ними. Мысль по телефону — новое письмо — ответил — отпил кофе — (а о чём сейчас сказал собеседник?) — повторить его последнее слово и продолжить разговор… Знакомо? Нет? Ну и отлично.
Я понимаю, что в современном мире всё больше и больше дел, всё меньше времени, а руководство редко интересуется проблемами подчинённых. И тем не менее, если грамотно объяснить выгоду работы в сконцентрированном состоянии (а именно ускоренные результаты и меньшее количество ошибок), то разумный руководитель может и не отказать в этом. Если же это не так – определитесь с графиком работы руководства и постарайтесь найти временные промежутки, когда вас точно не побеспокоят. И вот тогда используйте концентрацию на полную катушку.
При работе дома, вполне возможно договориться со своей второй половиной о графике, когда вас нельзя беспокоить. На это же время поручите заботу о питомцах своему супругу / или супруге / или детям.
При концентрации сводите к минимуму все возможные отвлекающие факторы. Отключите телевизор (если вы дома), оденьте наушники2 (если вы на работе, и это не запрещено правилами вашей организации), отключите уведомления о входящих электронных письмах, смс-сообщениях, телефон переключите на беззвучный режим.
Кстати, ещё один довод в пользу концентрации над одной задачей.
Представьте ситуацию: у вас есть три больших отчёта, на каждый из которых вам нужно три дня подготовки, анализа и обработки.
На их выполнение потребуется 9 дней. Но вы можете их делать по очереди, а можете попытаться сделать параллельно.
Вот что получится, если их делать параллельно.
- Подготовка материалов к отчёту №1
- Подготовка материалов к отчёту №2
- Подготовка материалов к отчёту №3
- Анализ материалов для отчёта №1
- Анализ материалов для отчёта №2
- Анализ материалов для отчёта №3
- Обработка материалов для отчёта №1 — отчёт готов
- Обработка материалов для отчёта №2 — отчёт готов
- Обработка материалов для отчёта №3 — отчёт готов
То есть к концу первой недели, у вас всё ещё нет готового результата. Если же делать эти отчёты последовательно, то первые результаты будут гораздо раньше.
- Подготовка материалов к отчёту №1
- Анализ материалов для отчёта №1
- Обработка материалов для отчёта №1 — отчёт готов
- Подготовка материалов к отчёту №2
- Анализ материалов для отчёта №2
- Обработка материалов для отчёта №2 — отчёт готов
- Подготовка материалов к отчёту №3
- Анализ материалов для отчёта №3
- Обработка материалов для отчёта №3 — отчёт готов
Уже на шестой день у вас на руках два готовых отчёта, и что самое главное, если в процессе подготовки этих отчётов вы нашли материалы, которые могут пригодиться для отчёта №3, то уже обработанная информация может ускорить процесс работы с последним отчётом
Думаю, на этом тема с «многозадачностью» закрыта.
Что ещё может помочь вашей концентрации?
Опишу одну технику, которая хорошо помогает выполнять большой объём небольших задач в сжатый промежуток времени.
Это решение мелких дел «пачками».
Возможно, этот приём подойдёт не всем, но лично мне и моим знакомым он экономит массу времени.
Лучше всего показать его на примере. Если вам приходится по работе иметь дело с электронной почтой, попытайтесь выделить для работы с ней несколько промежутков времени, когда вы будете её читать и отвечать на все сообщения. Опять же – этот способ не подойдёт, если вы работаете в службе техподдержки.
То же самое с телефонными звонками. Прикиньте промежуток времени, когда, по вашему мнению, все нужные вам абоненты будут доступны (возможно, это послеобеденное время), и тогда звоните всем по очереди. Вы сэкономите себе время, если не будете перескакивать от электронной почты к звонкам и обратно.
Отвечу: «Потому что я уточнил, что этот метод хорош для решения мелких дел. Если вы будете производить подготовку или анализ материалов для разных отчётов параллельно, то в голове ясная картина для обработки всей информации может и не сложиться. На эту тему мы ещё пообщаемся на пятом шаге, когда будем разговаривать о проектах.»
Что теперь?
- подумайте, какие у вас есть отвлекающие факторы и как их можно нейтрализовать;
- определите, какую работу вы могли бы совмещать пачками;
- подберите себе подходящую музыку для работы.