Последний шаг из шести будет посвящён выбору подходящей программы или сервиса. Но всё дело в том, что в процессе вашего привыкания к сбору всех необходимых задач и их выполнению, вы смените не один инструмент. Хотя, конечно, бывают редкие исключения.
Сегодня я опишу список инструментов, с которыми я сталкивался в своей личной практике. Разумеется, без полных подробностей, ведь в таком случае статья получилась бы слишком длинной. Это был бы уже не «Шаг шестой», а скорее прыжок. Затяжной. С парашютом. По комментариям после статьи я определюсь, какие программы или сервисы более интересны, и соответственно буду готовить статьи по отдельным инструментам.
Поехали. Краткое оглавление:
- Бумажные носители: блокноты и тетради.
- Календари.
- Word и Excel.
- Компьютерные программы, разработанные для ведения дел.
- Облачные сервисы для ведения дел.
Бумажные носители: блокноты и тетради.
О способе ведения дел с помощью листов бумаги и шариковой ручки я рассказывал ещё в первом шаге. Записываем, вычёркиваем, указываем важность, контексты, отмечаем кто и что для нас должен сделать.
В случае, если вы решитесь и в дальнейшем использовать свой блокнот в качестве инструмента для ведения всех своих задач, могу посоветовать брать блокнот как минимум формата А5. В таком случае у вас хватит места для столбцов с дополнительной информацией: дат, контекстов и приоритетов. Но приготовьтесь к тому, что вам придётся периодически переписывать невыполненные задачи со старых листов на новые. Иначе вы можете пропустить одну из своих задач сквозь пальцы. Не стоит быть уверенным в том, что вы сможете заметить невычеркнутую задачу среди листов с выполненными делами, в процессе быстрого листания своего блокнота.
Но на самом деле блокноты можно использовать для другой цели. А именно, для быстрой записи тех задач, которые вам необходимо выполнить, или информации, о которой вы не хотите забыть. Многим людям всё ещё значительно проще записать что-либо от руки. Иначе бы стикеры не были так распространены. Но стикеры элементарно могут отклеиться, оторваться, потеряться. Неприятно, но факт. А если же вы будете использовать свой блокнот для всех входящих задач, то шансов потерять отдельную задачу уже гораздо меньше. Думаете, зато появляется шанс потерять всё сразу? На самом деле, нет. Мы же сейчас говорим об использовании блокнота только для входящих задач, так? Рассмотрим процесс подробнее:
Итак, вспомнили о чём-либо на улице, в метро, просто на ходу, записали в этот самый блокнот. Потом дома, или на работе, перенесите содержимое блокнота в программу для ведения дел. Какую программу? А это мы разберём чуть ниже. Ну а лист блокнота можно вырвать и выкинуть. Поэтому если хотите использовать блокнот в качестве места для записи всех входящих задач, советую купить записную книжку небольшого размера (А6-А7, в зависимости от размера вашего почерка), с легко отрывающимися листами.
Сервисы — календари.
В третьем шаге мы рассматривали три календаря: интернет-сервисы mail.ru, yandex.ru и google.com. В этих сервисах так же вполне возможно вести и свои задачи.
Ввод задач может быть отключен, и для их включения необходимо выполнить следующую процедуру.
Для mail.ru
В правой части нажмите на кнопку меню «Вид», после чего поставьте галочку рядом с пунктом меню «Дела».
После этого появится окно для ввода дел.
С яндексом чуть сложнее. По какой-то причине дизайнеры решили спрятать окно ввода задач. И у них это получилось Для вызова нужного окна необходимо нажать на эту кнопку:
После этого вы увидите следующее окно, в котором вы сможете вводить задачи, а так же создавать для них отдельные списки (что может быть весьма удобно, особенно если у вас задач очень много).
В Google ввод задач тоже «спрятан». Нажмите на пункт «Мои календари»:
И после этого нажмите на «Задачи».
С правой стороны экрана появится окно для ввода задач.
По моему личному мнению, эти сервисы календарей хотя и могут использоваться для ввода задач, но лучше этого не делать. Можете поэкспериментировать с ведением задач в этих календарях самостоятельно, и сделать свой собственный вывод. А мы переходим к компьютерным программам, которые могут помочь вести наши с вами списки дел.
Word и Excel для ведения списка дел
Первыми на очереди будут программы, с которыми знакомо большинство офисных работников. Это Microsoft Word и Microsoft Excel. Текстовый и табличный редактор.
В Word вы можете вести аналог своего блокнота. Записывать дела, которые необходимо сделать, а так же вычёркивать те задачи, которые вы уже выполнили. Отдельный файл на каждый день. Не советую вести весь свой архив задач в одном файле. Чем короче ваш список, тем проще в нём ориентироваться. Все задачи, которые вы не успели сделать сегодня, переносите в файл следующего дня (благо, что их не придётся снова набирать, достаточно скопировать и вставить).
Вы так же можете вести в Word не просто список, а таблицу, со столбцами контекстов и приоритетов задач. Но если вы хотите вести подобную таблицу, лучше обратить внимание на Excel.
Всё дело в том, что в Excel вы можете сортировать, фильтровать и группировать строки по их содержимому. Таким образом вы сможете выделить самые главные задачи (с высоким приоритетом), или найти все задачи, которые касаются определённого человека или места (контекста).
Как конкретно это сделать? Подождите моей статьи по ведению дел в Excel. Либо, если вам невтерпёж, можете поискать информацию по группировке и сортировке данных в Excel.
Компьютерные программы для ведения дел
Одной из популярных программ подобного рода является продукт всё той же компании Microsoft: Outlook. Это целый комбайн, который включает в себя и календарь, и работу со списками дел, а так же почтовый клиент с базой контактов. Есть версия как для Windows, так и для Mac OS.
Rainlendar: это лёгкая и простая программа «вживается» в ваш рабочий стол. С помощью неё вы сможете быстро вводить новые задачи, а так же быстро находить старые, получать уведомления о том, что каким-то задачам наступает крайний срок. Программа доступна для большинства операционных систем: Windows, Mac OS X, Linux. Не смотря на то, что на сайте есть кнопка «Покупка», не стоит расстраиваться раньше времени. У этой программы есть вполне функциональная лёгкая версия, возможностей которой может хватить с лихвой.
My Life Organized. Отличная, мощная и очень гибкая программа. Ей я пользовался, пока не перешёл на Mac OS X. Если вам требуется создание сложных проектов, то советую обратить внимание на MLO.
Things. Лаконичный и элегантный менеджер задач. Только для Mac OS X. Если вы пользуетесь техникой от Apple, можете рассмотреть его в качестве постоянного спутника. Лично мне Things очень нравится.
Но к сожалению, моя дружба с Things была недолгой. После того, как они запустили свою синхронизацию, которая работает отменно, быстро и без проблем на территории всего земного шарика, за исключением большой страны, гдя я часто бываю (в Китае), я обратился к Omnifocus. И ни разу об этом не пожалел. По сути, Omnifocus можно сравнить с MyLifeOrganized. И как и MLO, OF нужен далеко не каждому.
Облачные сервисы для ведения дел
Совсем не обязательно тратить деньги на программы-монстры, возможности которых превышают необходимый запас большинства пользователей. Существует множество облачных сервисов, которые помогут вам собрать все свои дела в одном месте.
К тому же, ещё одним достоинством облачных сервисов, является их доступность. Вы можете получить доступ к своим задачам с телефона, компьютера, планшета, с синхронизацией между всеми этими устройствами. Вы создали задача на телефоне, увидели её на компьютере. Вычеркнули её на планшете, на всех остальных устройствах она тоже помечена, как выполненная. Удобно? Как мне кажется, да.
Перечислю несколько сервисов, которые могут быть вам интересны.
RTM. Remember The Milk. Помни про молоко. Не смотря на несерьёзность названия, этот сервис предлагает приятный глазу внешний вид и гибкие настройки поиска. В бесплатной версии синхронизация с мобильными устройствами доступна только один раз в 24 часа.
Todoist. Очень… Эм… Лаконичный. Минимум лишней информации, но при этом достаточно функционально для решения повседневных задач. Даже в бесплатной версии синхронизация работает постоянно. К сожалению, многие «плюшки» программы доступны только в платной, о чём этот сервис очень любит напоминать.
Wunderlist. Менеджер задач немецкой сборки. Приятно. Аккуратно. И точно так же, как и в Todoist, часть возможностей ограничена ценником.
На самом деле подобных сервисов гораздо больше, и периодически на своём сайте я буду делать их обзоры. Так что если не хотите пропускать новости, советую подписаться на рассылку моего сайта.