Если вы успешно справились с первым шагом, то у вас должен быть готовый лист с длинным списком: что надо сделать, с кого что спросить и кому что ответить. Есть такой? Отлично. Нет? Тогда возвращаемся к первому шагу, и только после его выполнения переходим ко второму. А что, никто не говорил, что будет легко.
Раз вы продолжаете читать, значит, список у вас уже есть. Сегодня вы рассмотрите его под микроскопом, но для начала мы поговорим на тему задач и событий. Вот краткое содержание этой статьи:
- Разница между задачей и событием
- Оценка оставшихся задач и времени
- Календари: интернет-сервисы
- Заключение
Разница между задачей и событием.
И те и другие на данный момент представлены в вашем списке одной строчкой (ну или двумя, в зависимости от ширины листа и размашистости вашего почерка). Чтобы понять разницу между этими двумя понятиями, приведу пример. Предположим, в вашем списке есть строка вроде «встретиться с другом для обсуждения важного вопроса». Пока что это задача. Но после того, как вы договоритесь с другом о месте и времени встречи, задача станет событием.
Обратите внимание, что если у задачи есть крайний срок выполнения, она событием не становится. Если вам надо подготовить и сдать отчёт в конце месяца, то у этой задачи есть крайний срок: соответственно, это конец месяца. Но вы можете его подготовить через неделю, после выходных, завтра, или сегодня, если вы предпочитаете с задачами расправляться по мере их поступления, а не ждать, когда вас загрузит по «самое не хочу».
Хотя здесь есть один нюанс: если для того, чтобы сдать отчёт вам достаточно отнести его шефу в соседний кабинет, и положить на стол, это не событие. А вот если вам надо поехать в какую-нибудь организацию, и сдать отчёт там, то вы можете запланировать событие вроде «поехать в эту организацию для сдачи отчёта».
У вас нет календаря? Ничего страшного. Если у вас есть принтер, то здесь вы можете скачать себе файлы календарей на неделю и месяц для распечатки (хоть они и на английском языке, но уверен, что вы с ними справитесь). Вот что будет на этой странице (просто нажмите на соответствующую кнопку):
Выбирайте нужный календарь, страницу для распечатки, и у вас готовый календарь! Нет принтера, или не любите тратить бумагу? Значит, пока что продолжайте читать, скоро мы доберёмся и до онлайн-сервисов, с помощью которых вы сможете вести свои записи.
Чтобы получить ещё более полную картину, простым карандашом (если вы пользуетесь бумажной версией календаря) обозначьте то время, которое у вас занято работой, питанием, временем на сон, и определитесь с тем, сколько времени у вас остаётся на всё остальное.
Оценка оставшихся задач и времени
А задачи наверняка ещё остались. И вот теперь начинается самое интересное. Благодаря вашему календарю вы видите, сколько времени у вас есть. И знаете, сколько задач осталось. Теперь попробуйте предположить, сколько времени от вас потребует выполнение той или иной задачи. Если вы видите, что задаче подпирает «крайний срок», но для её выполнения требуется информация от нерадивого коллеги, дёргайте его, а не дожидайтесь до последнего дня. Иначе придётся оставаться на работе в нерабочее время, и бегать по офису с криками:
Шеф! Всё пропало!
Ещё обиднее будет, если этот самый коллега отдаст вам нужную информацию в самый последний день, в 17:55.
Гораздо лучше для собственного здоровья и нервов предвидеть такую ситуацию заранее. Ведь именно для этого вы и составляете свой список.
Теперь давайте вспомним про то, что мы живём в век цифровых технологий, и вместо бумажного варианта календаря рассмотрим доступные нам интернет-сервисы.
Сервисы — календари
Интернет-сервисов, которые помогут поддерживать всю необходимую информацию, не мало. Подобные сервисы хороши тем, что:
- информация с них может быть доступна с любого места, где есть интернет (в том числе и на ваших мобильных устройствах);
- вы можете настроить уведомления о предстоящих событиях заранее;
- вы можете создавать общие календари, чтобы все ваши коллеги могли иметь к ним доступ, а значит и более эффективно планировать свои дела.
Если рассматривать все эти сервисы, на это уйдёт очень много времени (если это вообще возможно: подобных сервисов очень и очень много). Начну с другого: если у вас есть электронная почта mail.ru, yandex.ru или gmail.com, то вы уже являетесь обладателем готового и абсолютно бесплатного решения для хранения своих задач и событий.
Сравните внешний вид этих трёх календарей (на маленькое изображение можно щёлкнуть для его увеличения), и обратите внимание на выделенную красным цветом область. Это варианты представления календаря.
Как вы могли заметить, есть только два одинаковых варианта среди этих календарей. А именно, неделя и месяц. Именно ими вы и будете пользоваться чаще всего для планирования своей работы. Благодаря виду «неделя» вы сможете создать свой «виртуальный рабочий график», а с помощью вида «месяц» договариваться о визитах и встречах. То есть, создавать «события».
Добавление события
Для того, чтобы добавить событие (или по терминологии гугл-календаря, «мероприятие», достаточно щёлкнуть левой кнопкой мыши на нужный день. После этого вы увидите окно, в котором потребуется ввести наименование этого события (щёлкните на ваш вариант календаря):
По поводу правил оповещения. Если с помощью своего телефона вы только получаете звонки и смс-сообщения, настройте оповещения в виде смс-ок. Если же у вас смартфон, и вы проверяете электронную почту со своего мобильного устройства, то вполне возможно, вам будет достаточно уведомлений в виде электронных писем.
Для важных событий, к которым требуется дополнительная подготовка, можете поставить себе напоминание за несколько дней. Для событий, которым будет предшествовать путь среди городского транспорта и пробок, добавляйте время в дороге до начала события и ещё некоторое время на сборку вещей и выход из дома. Соответственно, для события, которое привязано к вашему телефону, вроде: «позвонить стоматологу после его выхода из отпуска, назначить время приёма», напоминание можно поставить и на время звонка. А вот на событие «пойти к стоматологу на приём», лучше поставить напоминание заранее
Следующее, на что советую обратить внимание. Не рекомендую все свои события помещать на один календарь. Лучше разделить их: каждой сфере своей деятельности отдельный календерь. Для создания нового календаря необходимо сделать следующее (щёлкните на ваш вариант календаря):
Календарь mail.ru | Календарь yandex.ru | Календарь google.com |
Что теперь?
- Выберите подходящий онлайн-вариант / распечатайте / купите бумажный вариант календаря;
- Заполните его, в соответствии с вашим списком из шага №1, а так же рекомендаций из шага №2;
- Посмотрите, сколько времени у вас осталось на выполнение оставшихся задач;
- Прикиньте время, которое потребуется на оставшиеся задачи;
- Сделайте глубокий вдох, выдох, и начните выполнять те задачи, которые помещаются в свободный временной промежуток;
Закончили? Отлично. Теперь можете порадовать себя следующим видео (только одним, не надо потом переходить на Youtube и искать новые ролики):
Теперь можете отдохнуть. Завтра предстоит та же самая процедура. И послезавтра. И так каждый день, пока вы не увидите, что список свёлся к тому, что не может быть выполнено до определённого срока или пока вы не получите нужную информацию от коллег. Возможно, скоро ваши коллеги начнут вас называть занудой. За то, что вы всё время будете им напоминать о том, что они должны сделать. Воспринимайте это, как комплимент