Шаг пятый. Создаём проекты.
В третьем шаге мы говорили о задачах, для выполнения которых требуется большой промежуток времени.
Подобные задачи подобны слону, которого можно съесть исключительно по кусочкам, но уж никак не проглотить целиком. Такие задачи стоит считать отдельными проектами, в каждом из которых есть определённые этапы. И именно эти самые этапы и являются теми задачами, которые вы будете выполнять.
Вот краткое содержание пятого шага:
- Проекты
- Совмещение нескольких проектов
- Последовательные и параллельные проекты
- Микропроекты
- Проект «когда-нибудь»
- Крайний срок проектов
Проекты
В качестве примера приведу этапы работы над своей книгой, «Evernote: как приручить слона?».
Когда мне вообще пришла в голову мысль по поводу её написания, я не начал со вступления: «Здравствуйте, и большое спасибо вам за то, что купили мою книгу :)». Подобное начало работы будет похоже делёжке шкуры неубитого медведя или мечтам мужика из мультфильма «Падал прошлогодний снег». Нет. Это не наш метод.
Для начала необходимо составить план действий.
- Записать список тем, которые надо будет рассмотреть в этой книге.
- Разбить этот список более детально. Что именно можно описать в каждой из тем.
- Составить список глав. Какие из тем будут описаны, и в каких главах.
- Определиться с порядком глав.
И только после этого можно было приступать к написанию черновиков. Да и то, это были задачи вроде «Написать черновик главы 1, части 1», а не «написать черновик книги в соответствии со своим планом». И каждый новый день я осуществлял только часть общего плана по написанию книги. В общей сложности она отняла у меня больше четырёх месяцев, да и сейчас я всё ещё продолжаю собирать информацию для её обновления Но сейчас речь не об этом. Важно то, что вычёркивая задачи из проекта «Написать книгу», я мог двигаться к его завершению. А если бы в моём списке просто была задача «Написать книгу про Evernote», то маловероятно, что я бы её закончил.
Ещё одним важным моментом является фиксирование того, что вы продвигаетесь в своей работы. В терминологии управления проектом на английском языке есть прекрасный термин: milestones. Не смотря на его буквальный перевод (мильный столб – т.е. отдельно стоящий столб или камень, которыми отмеряются расстояния в милю у дороги), он ещё означает некие важные вехи, или этапы в процессе выполнения вашей работы или ваших проектов.
В работе над моей книгой такими «мильными столбами» были главы. Дописал первую главу, порадовал себя походом в кафе . Дописал вторую, сходили в кинотеатр. Ну и так далее. Не смотря на то, что этот процесс похож на дрессировку собак Павлова, он работает. И по сути, это и есть дрессировка самого себя.
В случае, если вы не будете себя «поощрять» за продвижение в собственных проектах, может пропасть запал в его выполнении. А если вы не будете разбивать свои проекты на подобные «мильные столбы», то можете столкнуться с ситуацией, что просто не увидите конца и края своей работы. И это, в свою очередь, здорово снизит общую работоспособность.
По своей сути, ваш список является вашей картой, с помощью которой вы будете перемещаться из точки А (начало проекта), в точку Я (окончание проекта). И между этими точками существуют отдельные точки, которые соответствуют вашим этапам проекта.
А что, если проектов несколько?
Вооооот. Начинается самое интересное. Очень редко бывают ситуации, когда мы можем целиком и полностью посвятить себя только одному проекту. У нас с вами их всегда несколько. Даже у профессиональных писателей, которые могут работать только над одной книгой, всегда есть дополнительные проекты из других сфер жизни: к примеру, они могут быть заняты ремонтом дома, или ещё чем-нибудь. Как говорится, проблемы по одной не ходят. И в каждом из таких проектов есть задачи. И чем их больше, тем жутче становится. Ужас просто.
И всё же. С любой проблемой всегда можно справиться, вопрос в том, как к ней подойти. И здесь, как и раньше, мы можем прибегнуть к нашим приоритетам. Только теперь вам придётся определяться с приоритетами относительно всех ваших проектов. Сложно? Ну что поделаешь, сначала сложно, а потом становится легче жить.
Итак. У нас есть проекты, а в них есть задачи. Отлично. Утка в зайце, яйца в утке… Ну вы помните, да?
- Назначаем приоритеты задачам.
- Определяем ориентировочное время, которое необходимо посвятить каждой из задач.
- Определяемся с порядком задач в проектах (не пишем книгу без плана, не клеим обои до штукатурки, не пытаемся вытащить яйцо из зайца (см. выше)).
На третьем этапе скорее всего может появиться вполне резонный вопрос. А что, если нет возможности определиться с порядком задач? К примеру, при ремонте дома нет особой разницы, что вы начнёте делать раньше: будете искать новые обои для детской через интернет, или прокладывать кабеля в гостиной. И та, и другая задача приближает вас к завершению проекта «Ремонт дома». Но определиться с последовательностью таких задач заранее может быть проблематично…
Да и не надо!
На самом деле, существуют два вида проектов.
Последовательные и параллельные проекты
Последовательные проекты – это те, которые можно выполнить исключительно в определённом порядке. Чаще всего подобные проекты в рабочей сфере, так как они определены неким устоявшимся рабочим порядком (или так называемым регламентом), и в конечном итоге становятся шаблонами для следующих проектов.
К примеру, так называемая «воронка продаж», с которой сталкивались многие: от топ-менеджеров до фрилансеров. Это отдельные заказы, которые проходят определённое количество этапов и согласований:
- Запрос
- Уточнение задачи
- Предоплата
- Черновик
- Согласование
- Чистовик
- Окончательный расчёт
Если бы в жизни было всё так гладко… А то ведь бывает и так:
- Запрос
- Уточнение задачи
- Предоплата
- Черновик
- Согласование
- Переделка
- Согласование
- Переделка
- «Я устал, я ухожу» (с) очень важное лицо.
- Клиента в чёрный список.
Печальный вариант, но так бывает, увы
Как вы можете понять, это самый настоящий последовательный проект. Работа не начнётся до предоплаты, а предоплаты не будет, пока стороны не договорятся о том, что же необходимо выполнить.
Но гораздо чаще мы сталкиваемся с параллельными проектами. Когда нет определённой последовательности действий, но при этом каждое из этих действий в конечном итоге продвигает нас к результату. И здесь нам помогут контексты.
То есть, если вы знаете, что для выбора обоев в детской вам нужен непосредственный консилиум из себя и второй половины, то можете перенести эту задачу на тот момент, когда вы оба будете вместе, и у вас для этого будет достаточно времени. В таком случае контекстом будет «супруг» / «супруга». Если же вы знаете, что можете выбрать несколько вариантов, а вторая половина предпочтёт выбрать один из них, то смело начинайте сбор информации без каких-либо заморочек с контекстами.
Если для прокладки кабелей вам потребуется помощник, укажите соответствующий контекст. А если этот же самый помощник может помочь вам и с другими задачами, то сгруппировав их, вы сможете определиться с фронтом работ и временем, на которое попросите его подойти помочь (из личного опыта: раздражают просьбы зайти помочь «на минутку», а через день ещё «на минутку», и потом ещё и ещё… Лучше уж один раз, на час-другой).
Осталось рассмотреть ещё один момент о проектах.
Не создавайте проекты на пустом месте, и не разбивайте свои проекты на микроскопические части!
В процессе «управления своим временем», многие уходят в настолько «глубокое копание» в своих задачах и проектах, что начинают получать огромное удовольствие уже от их составления и разбивания на задачи, подзадачи, и под-под-подзадачи.
Скажите, какой толк от списков вроде:
- Выкинуть мусор.
- Вернуть ведро на место.
- Заменить мусорный пакет.
Смешно? Да. Но всё же толк от этого списка есть. Только это не проект. Это алгоритм выноса мусора для робота, который в соответствии с ним будет выбрасывать мусор. И вот для него подобный список вполне может быть полезен.
Если вам нужно поклеить обои в детской, и вы уже знаете, какие это будут обои, и вы их уже купили, нет необходимости разбивать задачу на приготовление клея, переход в детскую, и так далее. В ваших списках пишите действия, которые необходимо выполнить. Все очевидные шаги можете пропускать. Не доводите работу со списками задач до абурда. Эти списки — ваш инструмент для того, чтобы упростить свою жизнь. Пожалуйста, не становитесь рабом своих списков. Если вы видите, что вы больше времени тратите на записывание задач вместо того, чтобы их делать, вы точно где-то повернули не туда. Либо… Вам стоит обратить внимание на следующий инструмент:
Проект-список на потом (когда-нибудь)
Если вы высокохудожественная, креативная личность, и ваш разум массово генерирует идеи вместо того, чтобы заставить себя конкретную задачу воплощать в жизнь, создайте себе ещё один список. Назовите его «Потом», или «Когда-нибудь». И все свои новые идеи, которые мешают вам сосредоточиться на выполнении текущей задачи, закидывайте туда.
Потом (когда-нибудь) вы сможете разобраться с этим списком, и решить, что из этого можно начать делать сейчас, а что можно выкинуть. Советую разбирать подобные списки раз в неделю. Или раз в месяц. Зависит от личных предпочтений.
В чём польза от этого списка? А в том, что вы по-минимуму отвлекаетесь от текущей задачи, поддерживая свою концентрацию на максимальном уровне. Конечно, очень приятно и захватывающе начать сделать что-то новое. То, что зажгло лампочку в вашей голове, и уже нарисовало радостные перспективы. Но на самом деле, любое новое дело с тем же успехом может быть прервано ещё одним, более новым и радостным. Увы и ах, но:
А все проекты, которые находятся в «зачаточном» состоянии, будут давить на вас своим невыполненным грузом. Чтобы этого не случалось, возьмите на вооружение жестокий, но действенный приём. И это:
DEADLINE. КРАЙНИЙ СРОК ПРОЕКТА.
Если у проекта нет крайнего срока, то очень часто он остаётся незаконченным. В рабочей сфере деятельности всё понятно, там у большинства проектов всегда есть крайний срок. Но что касается личной сферы? Дома? Семьи? Проекты из этих сфер так же можно (а при недостатке внутренней дисциплины, нужно) наделять крайним сроком.
Например, если вы хотите закончить проект за месяц, составьте план действий на четыре недели. Какие «вехи» будут у этого проекта. Что вы должны сделать за первую неделю, вторую, третью? Очень плохо дела обстоят с проектами на год. Как часто вы составляли новые планы на год, 31 декабря? Пойти в спортзал, бегать по утрам, перестать употреблять фаст-фуды, и прочие прелести здорового образа жизни или желания доказать вредным привычкам, кто в доме хозяин. Но чем это всё заканчивается? В какой-то публикации я читал, что больше всего годовых абонементов в фитнес-центрах продаётся именно в начале года. И далеко не все продолжают ходить после первого месяца.
А всё потому, что одного мимолётного желания недостаточно. Да даже сильное желание, не подкреплённое видимым результатом, сдувается сначала до слабого желания, а потом и до еле слышного внутреннего писка: «хотелось бы, но не получается».
Если хотите сбросить 12кг. за год, составьте свой план из расчёта минус 1кг. в месяц. Это вполне реально. Да и продержаться один месяц значительно проще, чем думать «Ох ё, это ж целый год пахать…». А после того, как вы достигнете первого результата, будет больше веры в себя, и уверенности в том, что ваш план действительно имеет смысл.
Поэтому: решились, достигли своего «мильного камня», порадовались. Взяли с полки пирожок. Сходили в кино. Провели время с друзьями и семьёй. И потом снова, к следующей вершине.
И что теперь?
- Составьте список своих проектов и промежуточных «мильных камней».
- Определитесь с крайним сроком по каждому проекту и промежуточному этапу (это не обязательно, но может здорово помочь при следующем шаге).
- Определитесь с приоритетами и контекстами ваших задач, исходя из крайних сроков.
- Изучите свой календарь на неделю. Постарайтесь определить, какие места в нём у вас свободны (можете освободить) для решения задач из проектов.
PS. Развлекательного видео сегодня не будет. Сейчас нужно очень внимательно, и вдумчиво изучить свой календарь. Если вы его всё ещё не распечатали, или не создали виртуальный календарь, то вернитесь к шагу №2, там есть вся необходимая информация.